Service & soin
Absences, box libérés et jokers
Quand quelqu'un s'absente, le box qu'il occupait se libère : le repérer automatiquement, proposer un remplaçant disponible, et relier les absences aux mails dans les deux sens.
Le problème
Une absence signalée par mail doit être reportée dans le planning, puis sur chaque activité concernée. Le box d’échographie ou la consultation qu’occupait l’absent reste vide, ou se découvre vide le matin même.
La méthode pas à pas
- Absences → mail : un bouton génère le mail mensuel des absences enregistrées (une ligne par intervenant, dates, nombre de jours), prêt à copier. Il invite à répondre avec une ligne par personne au format
NOM : dates. - Mail → absences : un bouton « importer depuis un mail » lit les réponses dans ce format, écrit les absences, les reporte sur les onglets d’activité, et refuse proprement les lignes dont le nom est inconnu.
- Détection des box libérés : chaque demi-journée occupée par une personne absente est marquée « box libéré ? » dans l’onglet concerné, avec un bandeau récapitulatif en haut de la semaine.
- Des jokers par demi-journée : un tableau personnes × demi-journées indique qui peut remplacer quand (par exemple un assistant les mardis et mercredis, un docteur junior certains après-midi). Il est partagé avec l’équipe.
- Proposer, pas imposer : dans la case libérée, seuls les jokers disponibles ce jour-là (ni absents, ni déjà affectés) apparaissent. Un clic affecte pour cette semaine seulement ; le planning type n’est jamais touché ; l’affectation se retire d’un clic.
- Nouveaux arrivants : un joker qui n’est pas encore dans la liste des intervenants est ajouté après confirmation, jamais deviné.
Le livrable
Des absences saisies une fois, visibles partout ; des box libérés signalés et des remplacements proposés.
Garde-fous
L’IA prépare les mails, elle ne les envoie pas. Les absences restent une information interne au service.
Prompt de départ
Ajoute au planning un import d’absences depuis un mail au format « NOM : dates » et un bouton qui génère le mail mensuel des absences. Puis marque les box libérés par une absence et propose les jokers disponibles pour la demi-journée. Teste avec trois absences fictives.